A CRM rendszerek előnyei

A vállalkozások nagy részénél eljön az az időszak, amikor már az ügyfelekkel történő kapcsolattartás, az ügyfelek ügyeinek intézése nehézségeket okoz valamilyen rendszer nélkül. Ezek a rendszerek a CRM rendszerek. A CRM az angol Customer Relationship Management rövidítése, magyarul ügyfélkapcsolat-kezelő rendszert jelent. Az ügyfelekkel ápolt kapcsolatok, az ügyfelek igényeinek kielégítése jelentős mértékben hozzájárul egy vállalkozás sikeréhez, a CRM rendszerek pedig ehhez tudnak hozzájárulni.

A CRM rendszer hasonló lehet egy olyan webáruházhoz, amelyből bejelentkezés után lehet csak vásárolni, azonban itt a felhasználók (munkatársak és ügyfelek) nem vásárolni tudnak, hanem láthatják a tárolt információkat, dokumentumokat.

Az ügyfél-információk tárolása

A CRM rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy egy helyen lehet tárolni az ügyfelekkel kapcsolatos minden információt, és csak azok fognak hozzáférni ezekhez az információkhoz, akiknek hozzáférést biztosítasz. Kisebb cégek általában ezeket az információkat Excelben vagy Google dokumentumban szokták általában tárolni. Ez egy ideig jó megoldást lehet, de minél több ügyfeled van, minél több a teendő, annál nehezebb átlátni, üzemeltetni egy ilyen dokumentumot.

Az ügyfelek csoportosítása

CRM rendszerek esetén nincsenek korlátozások, nem csak tárolni lehet a felvitt információkat, hanem az ügyfeleket csoportosítani is lehet bizonyos szempontok alapján. Egy Excel dokumentumban gyakran nem egyszerű szűrni az ügyfelekre, viszont a CRM rendszer az adott cég igényei alapján készül, így olyan szűrők kerülhetnek bele, amire szükség van. Az egyes csoportokkal aztán műveletek végezhetők, e-mailek küldhetők stb.

CRM rendszert szeretne vállalkozásának?

Egyszerűbb kommunikáció

Ha nem csak egy ember kommunikál, tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel, hanem többen is, akkor gyakran elveszhetnek üzenetek, munkatársak kimaradhatnak megbeszélésekből. Ilyenkor gyakran e-mailben történik a kommunikáció, amit minden érintett megkap. A beszélgetés során nem mindig probléma, de utólag nagyon körülményes lehet visszakeresni egy ilyen e-mail láncban. Gyakran ez lehetetlen feladatnak bizonyul.

A CRM rendszer azonban lehetőséget biztosít arra, hogy minden ilyen kommunikációt egy helyen, könnyen visszanézhető, kereshető formában tárolj. Azok a munkatársak kaphatnak hozzáférést a kommunikációkhoz, akiknek szeretnél adni, és mindenki láthatja azt is, hogy az adott projekt többi dolgozója miről beszélgetett az ügyfelekkel.

A feladatok rendszerezése, a határidők tartása

A sok ügyfél sok teendővel is jár. Ha olyan céged van, ahol rendszeresen kell határidőket betartani, adott időközönként kell feladatokat elvégezni, akkor emlékeztető nélkül nagyon könnyű egyes feladatokról elfeledkezni.

A CRM rendszer kiváló megoldást jelent ilyen problémák megelőzésére is, ugyanis egy ilyen rendszerben fel lehet vinni minden határidőt, emlékeztetőt lehet kapni a határidő lejárta előtt a CRM rendszer felületén, de akár e-mailben is. Ennek köszönhetően biztos lehetsz abban, hogy minden időben el fog készülni, minden ügyfél elégedett lesz.

Az ügyfél is hozzáférhet

A CRM rendszerek általában egy cég belső használatára készülnek, de bizonyos információkhoz, adatokhoz az ügyfeleknek is lehet hozzáférést biztosítani. Ez különösen előnyös rendszeres, bizonyos időközönként végzett feladatok esetén, ugyanis ilyenkor az ügyfelek is látják, hogy közeledik a határidő, fel tudnak készülni ők is a teendőkre.

Nem csak olvasási hozzáférést lehet adni az ügyfeleknek, hanem akár módosíthatnak is bizonyos adatokat, információkat magukról. Ha egy Excelben vezeted az adatokat, akkor ahhoz az ügyfelek nem fognak hozzáférni, egy CRM esetén rendszer azonban lehet felhasználókat létrehozni, akik saját jelszóval rendelkeznek, és csak a megengedett adatokat látják. Ez jelentősen fel tudja gyorsítani a kommunikációt és az ügyintézést is, ugyanis, ha valami változik, ha új feladatok merülnek fel, az ügyfelek fel tudják azokat vinni céges rendszeredbe.

Az ügyfél hozzáférés nem csak szöveges módosítást, hozzáadást jelenthet, hanem dokumentumfeltöltést is. Nem kell attól tartani, hogy az e-mailben kapott dokumentumok elvesznek, nem kell manuálisan lementeni minden dokumentumot, hanem a CRM rendszerben azonnal láthatja mindenki, amit valamelyik fél feltölt.

Automatizált folyamatok

A CRM rendszerek további előnye, hogy bizonyos folyamatok automatizálhatók, így erőforrásokat lehet vele felszabadítani. Ha havonta kell jelentést küldeni az ügyfeleknek, ha rendszeresen kell dokumentumokat, számlákat küldeni az ügyfeleknek, akkor ezt sok ügyfél esetén manuálisan végezni rengeteg idő lehet, amit hasznosabban is el lehet tölteni, ha ezt a CRM rendszer végzi helyetted.

A CRM rendszerek akár számlázó szoftverekkel és egyéb programokkal is összeköthetők, jelentősen leegyszerűsítve ezzel az ügyintézést, a cég irányítását.

Összefoglalás

A legtöbb cég esetében eljön az a szint, amikor már nem lehet minden folyamatot manuálisan végezni, hanem automatizálni kell, amit lehet. Erre az egyik legjobb megoldás a CRM rendszer, amely segít az ügyfelek információinak rendszerezésére, tárolására, valamint jelentős megkönnyíti a cég irányítását és az ügyintézést is.

CRM rendszert szeretne vállalkozásának?